+31 50 211 0100 info@vevida.com

6 tips voor een goed afwezigheidsbericht

De zomer is aanstaande. En nu de maatregelen rond het coronavirus minder streng zijn, lonkt gelukkig ook weer een welverdiende vakantie. Tijd om na te denken over je afwezigheidsbericht. Wat moet je eigenlijk allemaal vermelden in zo’n out of office mail? Gunther en Peter van de Vevida Academy geven je 6 tips.

Bekijk de video of lees verder.

Los van onze zes tips willen we benadrukken dat het instellen van een bericht van afwezigheid een absolute must is voor iedereen die online en offline zijn geld verdient. Hiermee laat je de ander in elk geval weten dat je momenteel niet of beperkt bereikbaar bent.

Tip 1: Vermeld data in afwezigheidsbericht

Het is een open deur: vermeld in je afwezigheidsbericht duidelijk de begin- en einddatum van je afwezigheid. Op die manier kan er geen misverstand bestaan over de dagen waarop je niet bereikbaar bent. Het is ook meteen helder vanaf wanneer klanten een reactie van jou kunnen verwachten.

afwezigheidsbericht

Tip 2: Ben je deels bereikbaar?

Ben jij iemand die het niet kan laten om tijdens je vakantie toch je inkomende e-mails te lezen en daarop te reageren? Vermeld dit dan ook in je afwezigheidsbericht. Geef aan dat je afwezig bent, maar wel geregeld je mail checkt en gewoonlijk binnen 72 uur met een reactie komt. Of schrijf op welke uren van de dag je eventueel telefonisch bereikbaar bent. Wel zo klantvriendelijk.

Tip 3: Meld gegevens van je vervanger

Zet in het bericht bij welke collega ze tijdens jouw afwezigheid met hun vragen terecht kunnen. Geef niet alleen het e-mailadres van die persoon door, maar ook zijn of haar telefoonnummer. Laat weten op welke dagen en momenten van de dag deze persoon bereikbaar is. Zo voorkom je dat de klant opnieuw vergeefs contact zoekt.

Tip 4: Schakel de helpdesk in

Het is altijd goed om in je bericht van afwezigheid ook het telefoonnummer te plaatsen van jouw helpdesk. Geef de ontvanger van je afwezigheidsbericht ook het e-mailadres waarop de helpdesk bereikbaar is en laat duidelijk weten wat de openingstijden zijn.

Tip 5: Plaats links naar helpartikelen

Wanneer jij van tevoren al kunt inschatten wat de mogelijke vragen van e-mailers zijn, dan is het plaatsen van links naar relevante helpartikelen ook een slimme zet. Hiermee ben je ze meteen van dienst.

Tip 6: Sluit bericht af met een leuke groet

Mensen doen graag zaken met mensen. Laat dus ook een stukje van jezelf doorschemeren in de tekst die je schrijft. Vertel bijvoorbeeld wat je gaat doen: lekker luieren aan het strand, op de mountainbike door de Dordogne of met de backpack op weg naar Machu Picchu. Let op: doe dit alleen wanneer jij je hier prettig bij voelt.

Sluit bij voorkeur af met een vriendelijk woord. Wens de ontvanger (afhankelijk van de periode in het jaar) veel online succes toe, fijne feestdagen of een zonnig pinksterweekeinde. Een vriendelijk woord doet wonderen.

Hopelijk heb je iets aan deze tips.

Alvast een fijne vakantie!

Wij maken gebruik van cookies. Door het gebruiken van deze site ga je hiermee akkoord. Lees meer over hoe wij cookies gebruiken in ons privacybeleid.